Аренда автомобиля
При осуществлении юридическим лицом финансово-хозяйственной деятельности часто возникает необходимость использования автомобиля. Не у всех юридических лиц имеется финансовая возможность приобретения транспортных средств в собственность. И в таком случае на помощь приходит договор аренды автомобиля. Договор аренды можно заключить, как с юридическим, так и с физическим лицом. При этом не имеет значения является физическое лицо сотрудником данной компании или нет. При заключении договора аренды с физическим лицом, организация, выплачивающая доход, признается налоговым агентом по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) и обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ с начисляемого вознаграждения (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
Собираясь заключать договор аренды, компании следует определить, какие расходы она готова взять на себя: либо только обязанность по поддержанию автомобиля в рабочем состоянии (Арендатор по закону обязан проводить текущий и капитальный ремонт арендованного авто), либо дополнительно еще по эксплуатации и страхованию, например, такие как расходы на ГСМ, на химчистку салона, мойку и прочие аналогичные расходы. При этом необходимо отметить, что в случае, если компания находится на общей системе налогообложения, то во избежание спора с налоговыми органами в части правомерности признания данных расходов в целях налогообложения прибыли, в договоре необходимо максимально полно и подробно указать все виды таких расходов, которые компания берет на себя.
Стороны могут договориться и таким образом, что расходы, возникающие при эксплуатации автомобиля, в том числе и приобретение ГСМ, несет Арендодатель. В этом случае у Арендатора отсутствует необходимость сбора документов, подтверждающих данные расходы, что несомненно облегчить жизнь бухгалтерии.
Рассмотрим более подробно вариант заключенного договора, согласно которому расходы по содержанию автомобиля в рабочем состоянии (текущий и капительный ремонт) и расходы по эксплуатации ложатся на Арендатора (интересующее нас юридическое лицо). При таком варианте основной заботой и лиц, непосредственно эксплуатирующих данный автомобиль, и бухгалтера будет сбор документов, подтверждающих производственный характер произведенных расходов, так как отсутствие оправдательных документов свидетельствует о том, что транспорт использовался в личных целях. Основными расходами в таком случае являются расходы на ГСМ, расходы на ремонт, на поддержание транспорта в чистоте.
1. Расходы на ГСМ
Единственным условием для включения стоимости ГСМ в состав расходов является подтверждение факта их использования в производственных целях. Это требование обязывает компанию разработать свои нормы расходы топлива, смазочных материалов и пр., исходя из характера и интенсивности использования транспорта. Принятые нормы фиксируются в приказе за подписью генерального директора компании.
В состав расходов подлежат включению расходы на ГСМ, использованные только на поездки в производственных целях. Для подтверждения этого на водителя автомобиля возлагается обязанность заполнения путевых листов, в которых в обязательном порядке отражается маршрут в течение всего времени использования транспорта, показания спидометра на начало и конец дня и расход топлива. Форма путевых листов разрабатывается компанией самостоятельно и также закрепляется в приказе генерального директора.2. Расходы на ремонт и техническое обслуживание
В процессе эксплуатации автомобиля возникает необходимость в плановых технических осмотрах и ремонте. Ремонт автомобиля следует производить в соответствии с заранее разработанным и утвержденным планом. В плане должна содержаться информация о том, что именно подлежит ремонту, какие запасные части подлежат замене.
Документом, подтверждающим расходы на техническое обслуживание и ремонт, будет являться акт выполненных работ, заказ-наряд от фирмы, выполнившей данные работы.
3. Расходы на поддержание автомобиля в чистоте
Разъезды по городу можно, конечно, осуществлять и на автомобиле, не сверкающим от чистоты, как может быть только после посещения мойки. Но никто не будет отрицать, что вымытый ухоженный автомобиль выглядит намного презентабельней, и в глазах контрагентов компании, в том числе. И к тому же есть минимальные требования, содержащиеся в правилах дорожного движения, о том, что должны быть не загрязненными внешние световые приборы и номерной знак. Поэтому многие согласятся, что мойка автомобиля – обязательное условие его содержания.
Плюс для компании также и в том, что данные расходы можно учесть в составе расходов, учитываемых для целей налогообложения при расчете налога на прибыль, на это указывает пп.11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Главное, чтобы водители автомобиля при оплате мойки за наличный расчет не забывали брать у администратора автомойки оформленные документы, которыми являются чек ККТ и товарный чек или бланк строгой отчетности с обязательным указанием в них марки, номера транспортного средства и вида оказанной услуги.
С уважением, коллектив компании «Гидротэк».